Ingatlah bahwa keluhan itu berguna. Jangan anggap keluhan sebagai gangguan. Bisnis Anda dapat belajar banyak dari keluhan yang diterima. Anda dapat mengetahui hal-hal yang mengganggu pelanggan. Katakanlah kepada diri Anda sendiri bahwa keluhan adalah bentuk umpan balik gratis untuk bisnis Anda; Anda pun dapat menyelesaikan masalah-masalah itu dan belajar darinya
Sampaikan prosedur penyelesaian dengan jelas kepada pelanggan. Jangan sembunyikan informasi ini dengan huruf kecil. Jelaskan kepada pelanggan Anda dengan jelas dan sederhana apa saja yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu masalah dengan jasa/produk Anda.
Gunakanlah teknik mendengar aktif. Dengarkanlah pelanggan Anda secara aktif dan hati-hati. Anda dapat menggunakan teknik mendengar aktif.
Akuilah kesulitan pelanggan. Seorang pelanggan yang tidak puas ingin merasa dibantu oleh perusahaan Anda. Anda harus meminta maaf dan menjelaskan bahwa Anda mengerti kesulitan yang ia alami
Berikan pilihan kepada pelanggan. Jika muncul masalah, berikanlah pilihan penyelesaian kepada pelanggan. Kalau Anda memberikan beberapa pilihan penyelesaian dan membiarkan pelanggan memilih, ia akan merasa bahwa situasinya sudah kembali terkendali.
Selesaikan masalah dengan cepat. Apa pun masalahnya, segala pertanyaan dan keluhan pelanggan harus diselesaikan sesegera mungkin. Baik pengembalian barang, diskon untuk pembelian selanjutnya, membuat pertemuan, atau permintaan maaf resmi dari seorang manajer, apa pun bentuknya, Anda perlu menyelesaikan berbagai keluhan dengan cepat
Katakan terima kasih. Berterimakasihlah kepada pelanggan yang telah menggunakan produk dan jasa Anda. Anda dapat mengatakan ini secara pribadi, dengan tanda terima kasih yang diletakkan di toko, atau dengan surel terima kasih yang Anda kirim secara pribadi kepada para pelanggan